Jak napisać wezwanie do zapłaty? Co robić, gdy się je otrzyma?

Czym jest wezwanie do zapłaty?

Przez  wezwanie do zapłaty, wierzyciel informuje dłużnika o upływie terminu płatności i ponagla go spłaty danej należności. Zasadniczo jest to polubowna forma postępowania windykacyjnego. Jeśli nie przyniesie ona skutku, to wierzyciel może sięgnąć po bardziej radykalne środki.

Wezwanie do zapłaty może zostać wysłane w przypadku braku terminowej spłaty jakiegokolwiek zobowiązania. Może się ono tyczyć np. braku opłacenia raty za kredyt gotówkowy, czy pożyczkę pozabankową. Wezwanie może też dotyczyć braku zapłaty czynszu, abonamentu, czy każdego innego zobowiązania finansowego. Często wezwania są przygotowywane przez firmy windykacyjne.

Jaką formę mogą przyjąć wezwania do zapłaty?

Poniekąd wezwanie do zapłaty może przyjąć dowolną formę. Dłużnika można ponaglać osobiście, czy przez kontakt telefoniczny. W gruncie rzeczy powinno się mieć potwierdzenie przesłania wezwania. Dlatego też w praktyce ponaglenia zwykle przekazuje się w formie papierowej lub elektronicznej, np. w formacie pdf.

Wezwania często bywają więc przysłane listownie, mailowo, a nawet przez SMS. Szczególnie często przesyłane są elektroniczne pisma. To proste i szybkie rozwiązanie, które minimalizuje koszty windykacyjne. Wystarczy przecież przesłać wiadomość e-mail.

Z drugiej strony nie ma się wtedy pewności, czy dłużnik na pewno odczytał taką wiadomość przesłaną mailem. Stąd wciąż ponaglenia do zapłaty nierzadko wysyła się listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Dotyczy to zwłaszcza sądowego i przedsądowego wezwania. Często to jedyna skuteczna metoda dotarcia do dłużnika.

Jakie są rodzaje wezwań do zapłaty?

Treść wezwania do zapłaty nie ma odgórnie narzuconej formy. Same wezwania mogą też przyjmować różną postać. Najczęściej proces ponagleń do zapłaty przebiega przez wysyłanie kolejnych pism. Każde kolejne jest coraz bardziej stanowcze:

1. Przypomnienie — wysyłane zazwyczaj zaraz po przekroczeniu terminu płatności. Monit tego typu nie określa konsekwencji związanych z zaniechaniem spłaty zadłużenia.
2. Pierwsze wezwanie do zapłaty — może wskazywać na konkretne sankcje wobec dłużnika, jeśli ten nie ureguluje zobowiązania w terminie. To wezwanie jest stosowane w polubownym postępowaniu windykacyjnym.
3. Przedsądowe wezwanie do zapłaty — brak reakcji na ten dokument odczytywane jest jako brak dobrej woli. W przypadku braku zapłaty sprawa kierowana jest na ścieżkę sądową.
4. Sądowe wezwanie do zapłaty — zawiera nakaz uregulowania zaległego zobowiązania. Zignorowanie tego pisma uruchamia egzekucję komorniczą.

Nierzadko zupełnie wystarczające okazują się przypomnienia o terminie płatności. Zatory płatnicze często wynikają z tego, że ktoś po prostu zapomniał opłacić fakturę. Zdarza się więc, że wystarczy skontaktować się np. telefonicznie z dłużnikiem, by płatność została uregulowana. Jeśli jednak przypomnienia nie przynoszą skutku, to trzeba skorzystać z innych środków.

Pierwsze wezwania do zapłaty

Na ogół pierwsze wezwanie do zapłaty ma charakter informacyjny. Wierzyciel oficjalnie informuje dłużnika o przekroczeniu terminu płatności. W wezwaniu znajduje się też ponaglenie do zapłaty. Często też może się pojawić informacja o konieczności opłacenia odsetek za zwłokę.

Ponadto w takim wezwaniu mogą zostać opisane konsekwencje braku reakcji ze strony dłużnika. Może to być informacja dotycząca np. możliwości skierowania sprawy na stronę sądową. Należy też pamiętać, że brak płatności możesz zostać zgłoszony do katalogów dłużników, takich jak Biuro Informacji Gospodarczej  InfoMonitor, KRD, czy ERIF.  Negatywne wpisy obijają się zaś na historii kredytowej.

Jeśli wezwanie jest przygotowane przez bank, to trzeba pamiętać o konsekwencjach związanych z sytuacją w katalogach Biura Informacji Kredytowej. Banki są zobligowane do informowania na bieżąco tej instytucji o terminowości spłat rat za kredyty. Opóźnienia mają zatem wpływ na scoring BIK.

Ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty

Po pierwszym bardziej informacyjnym wezwaniu można napisać drugie oraz trzecie. Wszystkie z nich wyglądają bardzo podobnie i po prostu informują dłużnika o powstaniu przeterminowanego zadłużenia.

Jeśli nie przynosi to skutku, to trzeba przejść do mocniejszego rozwiązania. Jest nim ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty. Tu wierzyciel jasno informuje, że brak reakcji w określonym terminie zakończy się skierowaniem sprawy do sądu. Ostateczne wezwanie to więc ostatni moment na polubowne rozwiązanie sytuacji.

Sądowe wezwanie do zapłaty

By przesłać sądowe wezwanie, wierzyciel najpierw udaje się do sądu. Tam przedstawia dokumentację potwierdzającą zaistnienie przeterminowanego zadłużenia. Ponadto może okazać przed sądem dowody na to, że próbował rozwiązać sprawę polubownie. Może więc załączać kopię przesłanych wcześniej ponagleń.

Jeżeli dług nie wzbudza wątpliwości, otrzymanie sądowego wezwania do zapłaty jest bardzo realne. Wtedy to prawdopodobne jest również zaangażowanie w całą sprawę komornika w przypadku lekceważenia postanowienia.

Sądowe wezwanie do zapłaty jest najpoważniejsze w skutkach. Zawiera nakaz, zobowiązujący dłużnika do zapłaty. Jeżeli ten nie zastosuje się do zawartych w nim poleceń, sprawa będzie skierowana do egzekucji komorniczej.

Jak napisać wezwanie do zapłaty?

Nie ma jednego uniwersalnego wzoru na wezwanie do zapłaty. Niemniej w takim dokumencie zawsze powinniśmy zawrzeć następujące informacje:

• Dane dłużnika oraz dane wierzyciela;
• Data i miejsce sporządzenia dokumentu;
• Podstawa wierzytelności, np. umowa kredytowa zawarta w konkretnym dniu i miejscu;
• Kwota do zapłaty;
• Termin spłaty długu;
• Dane kontaktowe wierzyciela;
• Informacja o skutkach braku ze strony dłużnika;
• Czytelny podpis wierzyciela.

W wezwaniu dobrze jest też podać numer rachunku bankowego, na który ma zostać dokonana płatność za zobowiązanie. Numer na wezwaniu zawsze powinien być tożsamy z numerem na fakturze.

Nieco inny wydźwięk ma też pierwsze, a przedsądowe wezwanie. Z punktu widzenia wierzyciela istotne jest to, by wezwanie okazało się skuteczne. Dlatego też w tym piśmie często używa się niektórych sztuczek psychologicznych. Duża czcionka, pogrubienia treści, czy używanie czerwonego koloru mają skłonić dłużnika do reakcji.

Czego mogą dotyczyć wezwania do zapłaty?

Konkretna treść pisma z wezwaniem do zapłaty po części zależy od rodzaju zobowiązania. Najczęściej ponaglenia do zapłaty dotyczą:

• Zachowku — wykorzystywane, kiedy jeden ze spadkobierców został pominięty w testamencie, a zgodnie z prawem należy mu się część spadku.
• Czynszu — stosowane przez właścicieli nieruchomości, którzy nie otrzymali zapłaty za wynajmowany lokal.
• Abonamentu telefonicznego — wysyłane przez operatora w celu odzyskania długu wynikającego z zaprzestania spłaty abonamentu.
• Spłaty zaległego wynagrodzenia — wysyłane w sytuacjach, kiedy pracodawca spóźnia się z wypłatą zaległej pensji. Z artykułu 95 ust. 5 Kodeksu pracy wynika obowiązek zapłaty wynagrodzenia ze strony pracodawcy.
• Faktury — występujące między innymi w relacjach pomiędzy firmami.
• Alimentów —  adresowane do dłużnika alimentacyjnego, który zalega z zapłatą orzeczonych wyrokiem sądowym alimentów.

Tak naprawdę jednak wezwania mogą dotyczyć zobowiązania finansowego każdego typu.

Wezwania do zapłaty a prawo

Polski system prawny określa normy stawiane wezwaniu do zapłaty. Podstawa prawna to art. 455 Kodeksu postępowania cywilnego. Istotne kwestie wynikają też z nowelizacji Kodeksu postępowania cywilnego, co miało miejsce w 2016 roku. W myśl art. 187 pozew powinien zawierać m.in. informację, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu, a w przypadku gdy takich prób nie podjęto, wyjaśnienie przyczyn ich niepodjęcia.

W obrocie prawnym dopuszczalna jest również faktura jako wezwanie do zapłaty. Zgodnie z Kodeksem cywilnym, faktura z odpowiednimi adnotacjami może być traktowana jako wezwanie do uregulowania zadłużenia. Taką praktykę stosują np. operatorzy telefoniczni w relacjach z klientami, którzy spóźniają się przez długi okres z zapłaceniem za rachunki.

Jak zareagować na pierwsze ponaglenie do zapłaty?

Kiedy otrzymamy ponaglenie do zapłaty, to powinniśmy zachować spokój. W pierwszej kolejności warto zweryfikować zasadność danego wezwania. Zdarzają się przypadki, gdy pismo jest przesłane do kogoś przez pomyłkę. Zweryfikujmy więc dane dłużnika podane na piśmie. Bywa też, że pismo dotyczy przedawnionego długu.

Nie można też wykluczyć tego, że ktoś liczy na naszą naiwność i próbuje wyłudzić pieniądze przez fałszywe wezwanie do zapłaty. Niektórzy oszuści liczą na to, że przesłanie bezzasadnego przedsądowego wezwania do zapłaty powoli im wymusić otrzymanie środków finansowych.

Jeśli jednak wezwanie do zapłaty jest zasadne, to powinniśmy po prostu przystąpić do uregulowania należności w wyznaczonym terminie. Mogło się przecież zdarzyć, że zapomnieliśmy opłacić jakiś rachunek lub fakturę w ustalonym terminie.

Przy pojawieniu się wątpliwości związanych z wezwaniem o zapłatę, dobrym pomysłem jest kontakt z wierzycielem. Wszakże zwykle obu stronom zwykle zależy na polubownym rozwiązaniu. Podczas kontaktu z wierzycielem, powinno się zachować asertywną postawę. Dane wierzyciela powinny znajdować się na samym wezwaniu.

Co, gdy otrzymamy ostateczne wezwanie do zapłaty?

Jeśli ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty jest zasadne, to dłużnik, na którym spoczywa obowiązek zapłaty, powinien działać bezzwłocznie. Najlepiej jest od razu dokonać płatności i poinformować o tym facie wierzyciela. Może się jednak, że dłużnik kwestionuje np. wysokość kwoty zadłużenia. W innym przypadku dłużnik nie jest w stanie wywiązać się z całego zobowiązania w określonym terminie.

W takich sytuacjach zwykle również można polecić kontakt z wierzycielem. Przykładowo można z nim zawrzeć ugodę. Innym razem, możliwe staje się rozbicie zadłużenia na raty. Czasem wyjściem z kłopotów może okazać się zaś kredyt konsolidacyjny. Jeśli ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty nie przyniesie żadnej reakcji, to można spotkać się ze skierowaniem sprawy na drogę postępowania sądowego.

Jak reagować w przypadku skierowania sprawy na drogę sądową?

Jeżeli dłużnik nie zgadza się z informacjami widniejącymi w sądowym wezwaniu do zapłaty, to  ma prawo złożyć odwołanie w ciągu 14 dni. Wówczas sprawa trafi do ponownego rozpatrzenia.  Na dłużniku spoczywać będzie zaś obowiązek udowodnienia stanu faktycznego.

W tym celu dłużnik powinien przygotować dokumenty świadczące np. o uregulowaniu zobowiązania czy jego bezzasadności. Wtedy to sprawa zostanie ponownie przeanalizowana przez sąd. To zatem finalnie sąd stwierdzi, czy dane wezwanie do zapłaty jest obowiązujące, czy też nie.